作者從工作實踐出發(fā)，簡單講述了傳統(tǒng)開票方式與電子發(fā)票的區(qū)別，希望通過此文能夠加深你對開票系統(tǒng)的認識。
作者從工作實踐出發(fā)，簡單講述了傳統(tǒng)開票方式與電子發(fā)票的區(qū)別，希望通過此文能夠加深你對開票系統(tǒng)的認識。
寫在前面的話，上期發(fā)了個下集預告，在寫的時候發(fā)現(xiàn)兩個問題無法融到一篇文章里。
根據(jù)XX速率發(fā)現(xiàn)自己著實犯了個傻乎乎的錯誤。一次解決一個小問題。
那這次我們就來討論一下訂單是如何觸發(fā)開票的，討論之前我們先來聊聊以前只有紙質(zhì)形式時傳統(tǒng)開票的流程。
傳統(tǒng)開票流程
財務一般根據(jù)銷售訂單和銷售明細開具發(fā)票。銷售出去的訂單伴隨的就是銷售收入，電商互聯(lián)網(wǎng)公司一般后臺都會設(shè)計銷售訂單系統(tǒng)（比如國美、京東），便于財務查看每月各類商品/業(yè)務的訂單的銷售數(shù)量，正確的核算各項的收入金額。
如買家申請開具發(fā)票，賣家有義務為買家開具增值稅發(fā)票。
傳統(tǒng)的開票的大致流程打顆栗子：一位客戶在一家公司買了一批材料，付款1萬元錢，后臺會生成一筆已經(jīng)支付完成的訂單信息，客戶支付完錢款后向銷售員表示需要采購材料的發(fā)票，銷售人員問詢了客戶需要開票的信息后，會找到財務部的工作人員說明開票的情況，財務部通過訂單系統(tǒng)查看到確實有此筆訂單收入，并且查看訂單明細后面顯示的是“未開發(fā)票”的狀態(tài)，
于是財務給用戶通過開票系統(tǒng)開出發(fā)票后給客戶進行郵寄，將“未開票”狀態(tài)勾選成“已開票”狀態(tài)，并備注上已郵寄發(fā)票的情況。
傳統(tǒng)開票流程如下：
上面舉例的例子中的客戶可能是公司，也可能是個人，如果是一般納稅人公司的話，大部分公司會索取增值稅專用發(fā)票（上篇文章說了增值稅專用發(fā)票的作用是可以進行抵扣）；
如果客戶是個人或小規(guī)模納稅人的公司索要發(fā)票，只能開具普通發(fā)票，是不可以給開具增值稅專用發(fā)票的，根據(jù)《中華人民共和國增值稅暫行條例》第21條，屬于下列情形之一的，不得開具增值稅專用發(fā)票：
（一）向消費者個人銷售貨物或者應稅勞務的；
（二）銷售貨物或者應稅勞務適用免稅規(guī)定的；
（三）小規(guī)模納稅人銷售貨物或者應稅勞務的。
因為小規(guī)模納稅人的公司和個人是不能抵扣進項稅的，所以只需要開具增值稅普通發(fā)票即可。
其實為這兩方開具增值稅專用發(fā)票不僅沒有意義，而且如果開具專用發(fā)票，會在稅務系統(tǒng)中形成滯留票，最終可能會被核查。
財務在開票前需要明確客戶是否為一般納稅人，避免給客戶開具的專用發(fā)票由于未認證而產(chǎn)生滯留數(shù)據(jù)。
所以一般需要客戶出示一般納稅人證明才能對其開具專票。稅務局認證的《增值稅一般納稅人資格登記表》等稅務事項登記表可以用來證明納稅人具備增值稅一般納稅人資格。
再繼續(xù)延伸一個話題，如果客戶沒有要發(fā)票怎么辦？財務會怎么處理呢？
如果客戶沒有索要發(fā)票，可以判斷這個客戶很可能是個人，因為如果是公司在公戶上發(fā)生了一筆錢款的轉(zhuǎn)賬是需要發(fā)票作為支付憑證證明錢款使用方向和使用目的的。
那客戶沒有向我們要發(fā)票財務還需要開具發(fā)票嗎？答案是具體要看公司的規(guī)定，如果公司要求全部開具發(fā)票的話，財務是需要開具的。
如果公司沒有明確的規(guī)定，客戶也沒有索要發(fā)票，發(fā)票是可以不進行開具的。
但是不開票不代表就可以不交稅了，不開票的收入也是收入，如果不開票的收入不申報不交稅是違反征管法的，會追責還會進行罰款。
那財務在報增值稅時會如何處理呢？
財務在月末/季末財務進行報稅時會將已開票收入和未開票收入拆分開計算進行報稅：開具發(fā)票的收入會記錄在開票收入欄次里面，未開票的收入會記錄在未開票收入欄次里。
報稅系統(tǒng)會自動帶出總收入和應交的增值稅稅額。（所以無論是否開票都是要交稅的哦～）
傳統(tǒng)開票的工作量
傳統(tǒng)開票由于需要財務將發(fā)票信息輸入在開票系統(tǒng)再用開票機打印開具紙質(zhì)發(fā)票，需要財務線下操作完成，往往會在月末給財務人員帶來很大的工作量：
記得我做財務工作的時候每逢月末必然是發(fā)票需求最多的時候，月底10天左右的時間可能要開出150多張發(fā)票，我們這還是小公司，想想電商行業(yè)月底可能1天就有100張發(fā)票需求（還是往少了說，往多了說1天可能就要幾百張左右的發(fā)票需求）。
因為大部分公司員工為公司墊付采購物品的錢款一般都是下月初進行報銷的，所以銷售人員會催什么時候為他的客戶開具發(fā)票，而開具發(fā)票是需要紙質(zhì)發(fā)票的，打印發(fā)票也是需要時間的。
而紙質(zhì)發(fā)票還是有數(shù)的，如果紙質(zhì)發(fā)票的存量全部打印完，就需要向稅務局購買紙質(zhì)發(fā)票（買發(fā)票不花錢，是申請發(fā)票數(shù)量的意思），發(fā)票給的數(shù)量也是有數(shù)的。
財務每天面對大量的開票需求，錄入開票內(nèi)容很容易將信息輸入錯誤、即使有訂單系統(tǒng)也依然容易漏開發(fā)票（因為可能會點錯把沒有開票的訂單點成已開票）、地址郵寄錯誤等等。
買家很可能無法及時收到發(fā)票報銷錢款。傳統(tǒng)開票是因為線上無法將業(yè)務數(shù)據(jù)直接使用進行開票，固企業(yè)ERP數(shù)據(jù)無法與開票數(shù)據(jù)進行對接，財務數(shù)據(jù)也無法被充分利用。
隨著電子發(fā)票的普及，開票方式逐漸從線下打印紙質(zhì)發(fā)票轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上伴隨著訂單推送到發(fā)票管理系統(tǒng)再自動推送生成發(fā)票內(nèi)容。
電子發(fā)票讓很多商家的產(chǎn)品經(jīng)理將用戶下單后開票的流程進行了完善：
用戶下單后可以根據(jù)公司要求的開票時間規(guī)則，在可以開票的時間范圍通過查找訂單直接進行自助開票，或手工提交開具專票的申請（由于目前專票還是紙質(zhì)發(fā)票需要線下開具），財務看到申請，并通過開票申請的審核，開票郵寄后會更新開票狀態(tài)，讓用戶及時知曉。
這種方式避免有的時候因為開票工作量巨大為用戶漏開發(fā)票的情況，也同時避免了讓財務人員在繁瑣的開票工作中占用太多的寶貴時間，可以更加專心服務公司的財務核心工作。
訂單什么時間狀態(tài)會觸發(fā)開票？
公司一般會將開票的時間規(guī)則設(shè)置成下面2種情況發(fā)生的時候就會進行開具發(fā)票：
1）訂單完成狀態(tài)觸發(fā)開票（此時開具正數(shù)藍字發(fā)票）：
物流顯示簽收和用戶確認收到商品后，都代表交易已經(jīng)完成，貨物已經(jīng)交付，商家收到的用戶的錢款從預收款轉(zhuǎn)變成了商家收入，在這個時間點商家需要進行開具發(fā)票。
而還在送貨途中（有快遞物流的信息）或是用戶沒有確認收貨，都不能代表交付的狀態(tài)，收到的這筆錢還是從用戶那邊收來的預收款。
2）交易退款收到貨物退貨入庫后觸發(fā)開票（此時開具負數(shù)紅字發(fā)票）：
用戶收到貨物后，發(fā)現(xiàn)不是自己想要的，要求退貨，如開具的是紙質(zhì)發(fā)票，且退貨和購買的時間已經(jīng)跨月或開具的是電子發(fā)票，由于此時發(fā)票也已經(jīng)開具了，所以退貨的時候需要讓用戶將貨物退還給商家，商家收到貨物后，給用戶退款，同時觸發(fā)開具紅字發(fā)票。
京東的觸發(fā)開票規(guī)則如下圖：
淘寶是在下單的時候進行勾選開具發(fā)票的，目前沒有在訂單完成的信息里面看到發(fā)票的入口，但是店鋪商家設(shè)置的自動回復里面有的已經(jīng)給出了相關(guān)的開票的規(guī)則：
產(chǎn)品經(jīng)理在設(shè)計開票流程和規(guī)則時需要和財務以及公司領(lǐng)導充分了解公司實際業(yè)務的情況下再制定相應的規(guī)則，和觸發(fā)開票的時間節(jié)點。
那今天咱們就聊到這，如果有需要和我討論的歡迎給我留言呀～
本文由 @財務產(chǎn)品人 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)作者許可，禁止轉(zhuǎn)載。
題圖來自Unsplash，基于CC0協(xié)議。
