把所有待處理事項，全部從大腦中清楚出去，讓大腦用來思考，而不是用來記事。
把所有待處理事項，全部從大腦中清楚出去，讓大腦用來思考，而不是用來記事。
我有個產品朋友，外號“阿蛋”，原因就是她炒的一手好番茄炒蛋，吃過的朋友都贊不絕口。但可氣的就是當我問她番茄炒蛋的訣竅時，她總是神神秘秘的不肯把秘方告訴我。
本著心高氣傲的原則：“不就一個番茄炒蛋，誰還不會做嘛？”于是我根據網上的菜譜不斷嘗試番茄炒蛋，可烹飪結果時好時壞。這時候我才發現，“阿蛋”最神奇的不是番茄炒蛋做的好，而是她好像從不失手，每一份番茄炒蛋從色、香、味上都保持高度的一致。
終于在付出了兩頓火鍋的代價后，“阿蛋”把她的不傳之謎教給了我。并且用番茄炒蛋，給我好好的上了一堂產品哲理課。
番茄炒蛋的恩怨情仇
據“阿蛋”所說，她本是一個沒有烹飪天賦的人，她也從來不指望自己能做一手好菜。直到有一天晚上回家嘗試做了份番茄炒蛋燒壞了家里一口鍋后，她被媽媽嘲笑了整整一個月，這才立志一定要做一份完美的番茄炒蛋好好堵住媽媽的嘴。
“阿蛋”就這樣開始了自己的番茄炒蛋之旅，她的目標是超越媽媽的水平。在連吃10天番茄炒蛋后，“阿蛋”知道她的機會來了。她發現一個現象：媽媽做的番茄炒蛋，水平并不統一，時好時壞。只要自己能保證每次都做出媽媽最好的水平，那不就可以超越媽媽了嘛？那具體怎么做呢？“阿蛋”從她的產品工具箱中翻出了第一件工具“經驗流程化”。
經驗流程化，讓經驗沉淀為流程
“阿蛋”發現，媽媽做番茄炒蛋的特點是純靠個人經驗，舉幾個例子：什么時候放雞蛋？什么時候加鹽？加鹽量多少？這一切媽媽都說不清楚，甚至有時候放材料的順序還會調換。正是這種基于個人經驗的烹飪方式，導致了每次番茄炒蛋的口味不一。所以，“阿蛋”先解決的就是從依靠個人經驗，變為依靠系統方法，完成“流程化”。把無序的制作過程變得有序，讓復雜變得簡單，做到每次烹飪流程的標準化。
什么叫流程化？
“阿蛋”以她的工作為例：你怎么開發一個新需求的？用戶調研？還是競品分析？你如何設計這個需求？如何評估設計的合理性？用戶反饋？還是數據呈現？
“阿蛋”最開始并沒有一套應對需求的工作流程，純粹憑借自己的個人直覺，這種形式在她還是產品經理的時候還行知有效。但當她開始帶產品助理的時候，問題就來了，直覺，是無法復制的。如何把自己說不清、道不明的直覺，變成標準流程，復制到自己所帶的產品團隊中？
“阿蛋”采用了以下兩個辦法：
- 先將自己的經驗進行提煉，從經驗中總結出方法；
- 將方法分解為步驟，細化到讓產品助理都能執行的流程。
以事項管理為例，“阿蛋”發現團隊很多成員經常會忘記她布置的任務，而她卻不會有這個問題。那“阿蛋”是怎么做到這一點的呢？原來“阿蛋”從小就記性不好，為了不忘事，她只能把每一件接下來要完成的事情就下來，然后再整理安排并一一去執行。
沒想到這種“傻方法”，反而讓“阿蛋”在工作上獲益匪淺。“阿蛋”遇到過很多天賦異稟的同事，有些人甚至只靠腦子就能記住99%的事情，但最終領導還是認為“阿蛋”辦事最靠譜。
阿蛋對這個經驗進行了總結：“別人的問題就出在這剩下的1%上，做每一件事都是重復博弈，每做一件事都是在累積自己在領導心中的信譽，即使只有1%的可能性你出現了問題，領導下次交代你事情的時候也會猶豫。所以，做事不妨傻一點，好記性可能真的不如爛筆頭。”
好了，方法已經提煉出來了，“阿蛋“開始將這個方法結合GTD分解為如下步驟：
（1）記錄：把任何需要跟蹤或者記住或者要做的事情進行記錄
（2）梳理：每天早上來到公司，以及晚上準備離開公司時對記錄的事項進行整理，包括：
- 移除：移除突發奇想，但現在看來已經毫無價值的事項。
- 存檔：將已經完成的事項進行歸檔，便于后續回顧。
- 待辦：需要未來去做，但不是馬上要做的事項。
- 等待：需要和她人對接，等待她人完成后給予答復的事項。
- 激活：緊急度高，馬上就要完成的事項。
（3）回顧：每周審查清單，確保所有的新任務或者即將到來的事件都進入清單，而且所有的事情都更新到符合最新的情況。
這個流程，讓“阿蛋”團隊成功把計劃具體化，讓成員隨時把握該做什么。并且還帶來了個附加好處：它把所有待處理事項，全部從大腦中清楚出去，讓大腦用來思考，而不是用來記事。
依靠經驗流程化，“阿蛋”通過觀察媽媽每次做“番茄炒蛋”的過程，將最好吃的幾次番茄炒蛋的流程進行總結，梳理出了步驟，成功烹飪出了頓頓美味的番茄炒蛋。
讓流程工具化，讓工具賦能流程
實現了超越媽媽的目標后，“阿蛋”又遇到了第二個問題。
問題是這樣的，自從做出了一份媽媽贊不絕口的番茄炒蛋后，媽媽每天都要叫各種朋友來家里品嘗。“阿蛋”每次都要用一個小時的時間，來準備番茄炒蛋，這可太費時費事了。你說要直接不做吧，“阿蛋”又舍不得別人的夸獎帶來虛榮心的滿足感。沒辦法“阿蛋”只能又從自己的工具箱中翻出第二件工具“流程工具化”。
作為直面市場的產品經理，“阿蛋”經常要對接客戶反饋的問題。在剛開始客戶體量還比較少的時候，“阿蛋”還游刃有余，隨著客戶數的驟增“阿蛋”發現自己開始力不從心。流程沒有問題，有沒有什么能讓自己更有效率？
“阿蛋”想到的是借用工具。以其中一個情況為例：客戶提的問題千奇百怪，其中有些問題涉及的面會很廣，“阿蛋”需要咨詢實施、技術支持、前端工程師、后端工程師等等一路問下來才能找到原因。最可氣的是有時候有些工程師會反饋，這個問題之前不是解答過嘛？
針對這個情況，“阿蛋”用工具來武裝自己，她推動公司研發了“知識庫系統”，每個客戶反饋的問題都要求對接人根據“癥狀、原因、解決方法”的格式進行整理，由相關負責人驗證解決方法的有效性后錄入系統。
當一個新的問題進來時，產品經理就可以一邊接電話，一邊查詢知識庫，就這樣 80%的問題都在10分鐘內完美解決。而且另一方面，這也徹底釋放了產品經理的資源，很多對產品熟悉度不高的客戶經理也能有效的解答客戶的問題。
回看番茄炒蛋，“阿蛋”遍歷整個流程，評估那些地方可以通過工具來幫自己解決。
- 打雞蛋液很麻煩，那就買打蛋器
- 切番茄很麻煩，那就買切菜神器
- 控制不好調料的量，那就買特殊的調料瓶
- ……
經過一陣武裝，“阿蛋”終于把她烹制的時長縮短了 50% 以上，這時候阿蛋才覺得自己真正做出了一份完美的番茄炒蛋。
小結
據說“阿蛋”最近對番茄炒蛋又有了新的感悟，她說即使運用了各種工具，自己做番茄炒蛋提供的仍然是一份服務，作為服務她的邊際成本就是固定的。她的下一個目標，是讓她的番茄炒蛋產品化，利用產品杠桿將阿蛋牌番茄炒蛋，做大做強！
讓我們一起期待她的下次感悟吧。
#專欄作家#
Pirate，人人都是產品經理專欄作家。關注前沿科技與教育行業，擅長產品設計與數據分析。
題圖來自 Unsplash，基于 CC0 協議
