微軟的傳奇不止于員工從不需要上下班打卡，而是整個企業年復一年、日復一日的跨國協同。微軟的員工分布在全球各地，它是如何協同全球員工，打造全世界市值萬億美元的公司。
出品 | 微軟科技（ID：mstech2014）
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2020 年鼠年春節假期已過，本來要收心上班了。但勢頭迅猛的新冠狀肺炎疫情席卷全國，企業的全員復工變得搖擺不定。互聯網和云技術這些年突飛猛進式的發展，讓“ 遠程協同工作”從純理念式的科技噱頭，成為無數企業當前唯一的現實可選項。
但是遠程工作眾多問題還是讓人放心不下：個體工作表現得像一個小學生回家做作業，三心二意，品質下降……團隊間的協同性大幅降低，對團隊的控制心有余而力不足，創造力成為明日黃花。
讓我們來看一下現代化辦公模式中“在家表現最自覺的好學生”微軟。
微軟的傳奇不止于員工從不需要上下班打卡，而是整個企業年復一年、日復一日的跨國協同。微軟的員工分布在全球各地，它是如何協同全球員工，打造全世界市值萬億美元的公司。從來緯地經天業，都在躬行實踐身，微軟到底是如何實踐的？
全面遠程辦公，為了家人的抉擇
鄭弘亦（Lily Zheng），坐標上海，現任微軟大中華區現代化辦公產品部總經理。她在微軟已經工作整整 20 年了，而遠程辦公是最近 10 年里逐漸在微軟推行的，慢慢改變了微軟的協作模式：
我曾經“北漂”多年，以前同一個部門的員工必須要在一起工作。如今辦公室的固定工位都已經取消了，變成了流動的臨時座位。我與核心團隊分散在三個城市辦公。大部分人都常駐北京總部，上司長期居住在臺灣，只有我和兩個產品市場經理在上海。
這次疫情使很多公司不得不開始關注遠程工作這個話題，而對 Lily 來說，她的遠程工作是因為 5 年前為了平衡工作和家庭做出的必要選擇：
兩個女兒到了上學的年紀。北京的小學是六年制，上海五年制，兩邊課程無法相融和銜接，所以只能選一個城市。我最終艱難地選擇了上海，自此徹底開始遠程工作了。
“距離不止產生美，異地戀還會導致隔閡是吧。所以，遠程，還真不是一個小話題……”
Microsoft 365 遠程管理的五要素
對于很多企業來說，遠程工作當前是一個臨時性的、補充性的權宜之計，面向的場景主要是個別人員與團隊間的遠程交流。一個活生生的團隊化整為零，工作形式被拆解成郵件、電話、文件……團隊協作被理解為審批、共享、群聊……這樣的畫面不算很美，而且離密切協同還有相當大的距離。
工作是需要被管理的，管理從目標任務、指導思想演化為各種指示，在一個特定場所面向一群人員發出，在管理者與被管理者之間，會基于語氣、身份、表情、反應，而建立起一套彼此默契、主動支持的組織協調性。“遠程協同”，或者“現代化辦公”，不止是建立溝通管道、管理進度、按時交付工作成果，最難彌補的是“ 組織化協作”這一塊。
- 要素 1： 有序的自組織化
遠程協同，是當一個有形的整體變成無形的整體，團隊成員間主動和有序的自組織化。
對個體而言，每個員工要做好團隊溝通、文件管理、時間管理，并保持專注。
遠程管理要讓團隊感受到關懷，保持信息的暢通無阻，這是最重要的。
每周 Lily 都會保證與每位下屬的交流時間。為提高效率，溝通的時間、內容都是提前計劃好的。Lily 會在會議前用 oneNote 寫好一頁溝通計劃，接著通過一對一、團隊電話會議、線下等各種形式交流。
對團隊而言：
隨時建立可管理的溝通頻道，團隊門戶上的通知與文檔版本管理，可定制的審批工作流，與供應商的外鏈等都是需要考慮的問題。
上下游公司的會議系統、郵件系統、電腦狀況和自己公司肯定是不一樣的。既要做到與之交流順暢，還要確保機密信息只限于在被授權的人中傳播——這對于遠程協作平臺的易用性、安全性和可管理性提出了挑戰。員工眾多以及看重知識產權的公司尤其要注意，不能把消費類的聊天軟件作為遠程協同的主力工具。
- 要素 2： 滲透一切的協作
時間成本很重要，重復勞動影響效率。
小時候玩過一個游戲，排頭的人在耳邊傳一句悄悄話給身邊的人，傳到排位最后一個人，沒有一次是不變樣的，這正是遠程溝通的痼疾。如果不能整齊劃一地協作，效率無從談起。
譬如銷售打單，和合作伙伴配合要用到聊天工具；要發產品資料、簽署協議，牽涉到各類型文檔；開會討論需要會議軟件；下單用到 CRM 系統……這些應用都可以在 Microsoft Teams 中調用打開，在同一個窗口按照項目討論進度清晰展現。
- 要素 3： 目標管理和過程管理的落地結合
以目標結果為導向，而人在哪里工作，是不是坐在身邊并不重要。
在微軟工作，目標細化到各個維度，那叫一個千難萬險；完成情況清晰的實時顯示，那叫一個了如指掌，每個人自然是無需揚鞭、馬自奮蹄。
拿銷售業績 KPI 來看，不只是看總數有沒有達標，還需要關注增長率、重點產品、各大區銷售狀況、各種客戶、不同行業、正在跟進的銷售機會……要拿到報告很容易，商業智能工具 Power BI 對接數據庫調出最新銷售數據，通過可視化的界面直觀展示分析結果。
我要做的是對團隊放權，他們會全權負責自己的事情。
過程管理是指需要在諸多節點上一步一步指導員工。
會議通常被視為一個個孤立的事件，但在遠程工作中，一系列前后關聯的會議是推動協作進展的關鍵里程碑。我們需要對會議的會前、會中、會后進行完整生命周期管理。
Microsoft Teams 的可以通過會議錄音，自動形成會議紀要，及時把下一步的行動整理出來，通過 Planner 把團隊的待完成事項集中管理。
- 要素 4： 工位般的溝通效果
持續遠距離的工作方式，時間長了，可能會讓團隊成員的關系變得疏遠。不要小瞧這個問題。有兩個細節需要注意：
尊重他人的溝通習慣
微軟的內部郵件很多，通常一天收發數百封郵件。好處是立字為據，但重要信息容易被湮沒，所以需要其他的途徑及時補位交流。
要讓別人聽到，就得用他熟悉的方式去交流。有的同事喜歡用 Teams 直接撥打語音或視頻電話，有的喜歡在 Outlook 里預約會議邀請相關同事，也有人希望收聽手機留言……我個人最喜歡的是在 Teams 里聊天，可以在重點聊天內容下面回復，關鍵信息不會被湮沒。即使拉新的員工進來，也能看到之前的對話，來龍去脈一目了然。
面對面交流為補充，團建活動不可少
我每個月都會去北京一次，與核心團隊坐在一起工作。在增進員工感情和相互學習交流上，微軟沒少花心思和銀子。每財年初的開工動員大會、家庭日、團隊至少半年一次的團建活動、每季度一次慶祝和季度業務回顧后的吃飯、唱歌、打牌……
- 要素 5： 保持創造力
對公司而言，自身的流程不斷優化和變革，引入新的工具，譬如 SharePoint、Power Apps、Power Automate，借助其豐富的表單、自定義工作流和移動應用，支持流程的不斷優化和變革。
對團隊而言，推動內外部的競爭。對內除了設立 KPI 和激勵機制，更要讓員工有更強的成就意識。基于 Microsoft 365 的平臺建立鼓勵創新和良性的內部競爭的企業文化，其關鍵在于傳遞企業的核心價值，整合專門的第三方應用，幫助員工建立職業規劃。外部競爭則可以通過 Microsoft 365 中的 oneNote 等來及時收集不斷變化的市場動態信息以適應新的挑戰。
對團隊中的個體而言，Microsoft 365 能通過沉浸式體驗令遠程在家工作中的個體保持專注，同時在遠程協作中共同創造的新的靈感。
有人會質疑遠程辦公的參與感，開會的時候還能頭腦風暴么？對我而言，90% 的會議都是線上的，和坐在會議室里沒什么區別。能看到對方的臉并自然地溝通，有電子白板可以隨時寫寫畫畫，會后一鍵保存，還可以共享，免除大量的會議記錄工作。
